Hvor tit en postkasse tjekkes
Tjek en postkasse helt ned til hvert minut, og sæt det tilbageblik, der også er jeres buffer ved nedbrud.
Hvem kan gøre detWorkspace-administrator
To indstillinger på en fælles postkasse bestemmer, hvor hurtigt mail bliver til en sag i Helpdesk, og hvor meget mail I kan miste, hvis indsamlingen stopper: Frequency under Schedule & status og Lookback window (minutes) under How far back each run reads. Begge står i postkasseformularen, uanset udbyder. Du åbner den med Edit på postkassens række under Connections.
Integrationshub findes kun på engelsk. Knapper, felter og beskeder står derfor på engelsk her, præcis som du ser dem i appen.
Hvor tit postkassen tjekkes
Når Trigger står på On a schedule, vælger du en Frequency. En fælles postkasse er den eneste slags forbindelse, der kan køre oftere end hvert 15. minut.
| Frequency | Bemærkninger |
|---|---|
| Every minute, Every 2 minutes, Every 5 minutes | Kun mail. Formularen tilføjer "Frequent checks only download new mail, so a short interval costs very little." |
| Every 15 minutes, Every 30 minutes | De hurtigste valg for alle andre forbindelser. |
| Hourly | Standard for en ny postkasse. Kører hver hele time. |
| Every few hours | Hver 2., 3., 4., 6., 8. eller 12. time (4, når du vælger den første gang). |
| Daily, Weekly, Monthly | På et Time (UTC); ugentligt på en Day, månedligt på en Day of month fra 1 til 28. |
| Advanced (cron) | Dit eget udtryk i Cron (UTC). |
Alle tider er UTC. Under vælgeren beskriver formularen planen med ord, for eksempel "Runs every 5 minutes", og viser de næste kørsler. Et cron-udtryk, der kører oftere end hvert minut, afvises med "Scheduled syncs run at most every minute. Use Run now for on-demand." Se Kørselsplaner og Run now.
Står Trigger på Manual (Run now only), advarer formularen: "Nothing is collected until someone presses Run now. For a mailbox that should keep producing tickets on its own, pick a schedule."
Hvad hyppige tjek koster
Hver kørsel koster 1 credit plus 5 credits pr. MB, ud af 10.000 credits pr. workspace pr. måned. For en postkasse gælder en særlig regel: en kørsel, der ikke finder ny mail, betaler ikke kørselsgebyr. Megabytes tæller stadig for hver kørsel, og kørslen tæller stadig med i antallet af kørsler. Mail, der allerede er gemt, hentes ikke igen, og to kørsler af samme postkasse overlapper aldrig. Derfor koster tjek hvert minut kun lidt på en stille postkasse. Se Forbrug og credits.
Tilbageblikket
Lookback window (minutes) bestemmer, hvor langt tilbage hver kørsel læser. Hver kørsel læser den periode igen og springer alt over, der allerede er blevet til en sag.
- Lad feltet stå tomt for standarden: 1440 minutter, altså 24 timer.
- Ellers skriver du 15 til 43200 minutter (30 dage). Uden for det interval skriver feltet "must be between 15 and 43200 (30 days)".
- Et længere tilbageblik koster lidt mere pr. kørsel.
Tilbageblikket er også jeres buffer ved nedbrud
Der er intet bogmærke for, hvor den sidste kørsel slap: hver kørsel kigger bare tilbage over perioden. Stopper indsamlingen i længere tid end tilbageblikket, bliver mail, der kommer ind og derefter falder uden for perioden, aldrig hentet, og den kan ikke hentes bagefter. Indsamlingen kan stoppe, fordi forbindelsen er slået fra eller sat på pause, fordi en klienthemmelighed er udløbet, eller på grund af et nedbrud.
Med standarden på 24 timer har I altså 24 timer til at rette en postkasse med fejl, før mail begynder at gå tabt. Kan jeres team ikke reagere inden for et døgn, for eksempel i en lang weekend, så gør tilbageblikket længere.
Postkasser sættes aldrig automatisk på pause, så intet stopper af sig selv og giver besked. Tilføj alarmen + No successful run in 24 hours, og hold tilbageblikket længere end den tid, det tager jer at reagere. Se Alarmregler og Needs attention.
Tilbageblikket skal dække tiden mellem kørsler
Et tilbageblik, der er kortere end tiden mellem to kørsler, ville efterlade et hul ved hver kørsel: mail i den udækkede del ville aldrig blive hentet, og hver kørsel ville stadig melde succes. Derfor nægter Hub at gemme det:
"the lookback window (N min) is shorter than the gap between runs (N min) - mail arriving in between would never be fetched"
- Med få minutters mellemrum, hver time, hver få timer eller dagligt: standarden på 1440 minutter dækker allerede mellemrummet.
- Ugentligt: tilbageblikket skal være mindst 10080 minutter (7 dage).
- Månedligt: mellemrummet er 28 dage eller mere, tæt på maksimum på 30 dage, og nogle måneder er længere end det maksimale tilbageblik. Hold en Helpdesk-postkasse på dagligt eller oftere.
Kontrollen gælder kun en planlagt postkasse. En manuel postkasse læser perioden, hver gang nogen trykker på Run now.