Fælles postkasse til Helpdesk: IMAP / SMTP

Hvem kan gøre detWorkspace-administrator

Brug IMAP / SMTP, når jeres supportpostkasse ikke ligger i Microsoft 365 eller Google Workspace, eller når I bare foretrækker brugernavn og adgangskode. Hub læser ny mail over IMAP og gør den til sager i Helpdesk. Svar sendes over SMTP. Begge bruger Basic auth med samme brugernavn og adgangskode.

Det skal du bruge

• Værtsnavnene på jeres mailudbyders IMAP- og SMTP-server, for eksempel imap.your-company.example og smtp.your-company.example.
• Portene, hvis de afviger fra de normale 993 for IMAP og 587 for SMTP.
• Postkassens brugernavn og adgangskode. Kræver jeres udbyder en app-adgangskode til eksterne programmer, så opret en og brug den.

Forbind postkassen

1. Åbn Marketplace, find kortet Shared mailbox, og klik på Add. Arket New shared mailbox connection åbner.
2. Under Basics skriver du et Name og sætter Provider til IMAP / SMTP.
3. Under Mailbox skriver du From address, for eksempel support@your-company.example.
4. Under IMAP / SMTP access udfylder du:
   • IMAP host og IMAP port (993, medmindre jeres udbyder siger andet). Lad IMAP uses TLS være slået til.
   • SMTP host og SMTP port (587, medmindre jeres udbyder siger andet). Lad SMTP uses TLS være slået til.
   • Username og Password.
5. Under Schedule & status lader du Trigger stå på On a schedule, vælger en Frequency (den starter på Hourly) og slår Enabled til.
6. Under How far back each run reads lader du Lookback window (minutes) stå tomt for 24 timer, eller du skriver et tal fra 15 til 43200.
7. Klik på Save. Postkassen vises på Connections.

Lad TLS være slået til

Basic auth sender brugernavn og adgangskode ved hver forbindelse. Advarslen Keep TLS on for both endpoints beder dig lade IMAP uses TLS og SMTP uses TLS være slået til, medmindre serveren virkelig ikke kan tilbyde det, så loginoplysningerne aldrig sendes ukrypteret. Begge er slået til, når du åbner formularen.

Adgangskoden og senere ændringer

Adgangskoden gemmes i Juvaros hemmelighedsboks og vises aldrig igen. Når du redigerer forbindelsen, står der "Password set - enter a new value to rotate." Lad feltet stå tomt for at beholde den gemte adgangskode.

Der er én undtagelse. Ændrer du IMAP- eller SMTP-værten, en port eller en TLS-indstilling, skal du skrive adgangskoden igen. Gemmer du uden, fejler det med "Enter the password again: the IMAP or SMTP server, port or TLS setting changed, and a saved password is only ever sent to the server it was entered for." Det forhindrer, at en gemt adgangskode sendes til en server, den aldrig var tiltænkt.

Efter du har gemt

• Der er ingen Test connection for mail. Send en testmail, klik på Run now på rækken, og åbn Runs for at se resultatet.
• Postkassen sættes aldrig automatisk på pause, så tilføj en alarmregel for at høre om fejl. Se Alarmregler og Needs attention.
• På siden Credentials vises adgangskoden som "Basic auth - IMAP/SMTP". Skal den skiftes efter en fast plan, så registrér datoen der. Se Loginoplysninger: udløbsdatoer og rotation.
• Kørselsplan og tilbageblik er beskrevet i Hvor tit en postkasse tjekkes. Hvad Helpdesk gør med mailen, står i Mail gennem Integration Hub.

Hvis gem fejler