Giv adgang til apps: en plads og en rolle
På personens fane Adgang skal hver app have både en plads og en rolle. En plads uden rolle giver ingen adgang.
Hvem kan gøre detTenant-administrator
Når en person skal bruge en applikation, giver du to ting for den app: en plads og en rolle. Begge sættes samme sted, på personens fane Adgang, og gemmes sammen. Artiklen forklarer, hvordan de to hænger sammen, og hvad dialogerne betyder, når noget mangler.
En plads og en rolle: to halvdele af samme adgang
- Pladsen er licensen. Det er kontakten Tildelt, og den trækker på de pladser, jeres workspace betaler for (eller pladserne i en prøveperiode).
- Rollen bestemmer, hvad personen må inde i appen, f.eks. User eller Application Administrator i Helpdesk.
- En plads uden rolle giver ingenting: appen afviser stadig personen. Portalen minder dig om det: "Vælg en rolle for hver app, du har givet en plads - en plads uden rolle giver ingen adgang."
Det betyder mest efter en godkendt adgangsanmodning eller en administrators egen Få en plads: begge giver kun en plads. Nogen skal stadig vælge rollen her, før appen åbner.
Fanen Adgang
Åbn Brugere & adgangKasper VintherAdgang. Øverst står personens Platformrolle (se Platformroller). Nedenunder er en tabel med en række pr. applikation i kataloget og en bundlinje med antal pladser og knapperne. Rækken med fakta over fanerne viser bl.a. Pladser brugt for personen.
| Kolonne | Hvad den viser |
|---|---|
| Applikation | Appens navn og farvekode, plus et mærke, når en plads ikke kan gives (se nedenfor). |
| Rolle | En liste med appens roller. Den vises først, når Tildelt er slået til; indtil du vælger, står der Vælg en rolle…. En række med plads men uden rolle får en ramme i advarselsfarven. |
| Tildelt | Kontakten for pladsen. |
| Plads | Tildelt, når personen har en plads, "N ledige", når en plads kan tages, og hvor mange der er tilbage, eller en streg, når der ikke kan tages en plads. |
Mærkerne ved siden af appens navn forklarer en kontakt, du ikke kan slå til:
- Ikke i din plan: workspacet abonnerer ikke på appen. Tilføj den først, se Abonnementer.
- Prøveperiode udløbet: prøveperioden er slut. Rollelisten er også låst.
- Ingen licenser tilbage: alle pladser er taget. Frigør en, eller køb flere.
Du kan altid slå en plads fra, også for en app, hvor prøveperioden er udløbet, så en plads aldrig sidder fast.
Bundlinjen viser, hvad det koster at gemme: "Bruger 1 plads ved gem." (eller "Bruger N pladser ved gem."), eller "Ingen app-pladser valgt - kun rolleadgang.", når der ikke er valgt nye pladser. Det koster intet at gemme en plads, personen allerede har.
Giv adgang, trin for trin
- Åbn Brugere & adgang, og klik på personen.
- Bliv på fanen Adgang.
- Slå Tildelt til for hver app.
- Vælg rollen under Rolle, f.eks. User for Helpdesk.
- Tjek bundlinjen, og klik på Gem adgang. Beskeden siger Gemt.
Kassér smider dine ændringer væk, som ikke er gemt, og indlæser fanen igen.
1/7Klik på personen under Brugere & adgang, her Jonas Bech.
- Klik på personen under Brugere & adgang, her Jonas Bech.
- Slå Tildelt til for HR-styring på fanen Adgang. Det reserverer en plads.
- Rækken markeres med gult: den har en plads men ingen rolle. Klikker du på Gem adgang nu …
- … stopper portalen dig med Vælg først en rolle. Klik på Vælg roller.
- Åbn listen Rolle, og vælg HR Manager. Rollenavnene er appens egne, på engelsk.
- Nu har rækken både plads og rolle. Klik på Gem adgang.
- Gemt. Pladsen viser Tildelt. Der kan gå op til cirka 5 minutter, før Jonas kan bruge appen.
"Vælg først en rolle"
Klikker du på Gem adgang, mens en plads mangler en rolle, gemmes intet, og dialogen Vælg først en rolle åbner: "En plads uden rolle giver ingen adgang. Vælg en rolle til disse applikationer for at fortsætte, eller kassér dine ændringer."
- Vælg roller fører dig tilbage til tabellen, så du kan vælge de manglende roller.
- Kassér alle ændringer smider alt væk, du har ændret på fanen.
"Ikke nok licenser"
Hvis en app ikke kan tage en plads mere, åbner dialogen Ikke nok licenser: "Disse applikationer kan ikke tage en licens mere lige nu, så intet er gemt:". Hver app står med årsagen: ikke i din plan, prøveperiode udløbet eller antallet af licenser tilbage. Klik på Tilbage til ændringer, og slå de pladser fra, som ikke kan gives, eller tilføj pladser på siden Abonnementer og prøv igen.
Hvilke roller hver app har
Rollernes navne kommer fra den enkelte app og står på engelsk, også når portalen er på dansk. En rolle med " - ikke tilgængelig endnu" står på listen, men kan ikke vælges.
| Applikation | Roller du kan vælge |
|---|---|
| Aktivstyring | Application Administrator, AMS Technician, AMS Auditor, AMS Viewer |
| Helpdesk | Application Administrator, User, Viewer |
| HR-styring | Application Administrator, HR Manager, Employee |
| Flexshop | Application Administrator, Shop Supporter, Finance Approver, Employee |
| Fildeling | Application Administrator, User |
| Kunderelationer | Application Administrator, User |
| Lagerstyringssystem | Application Administrator (Warehouse Operator og Viewer: ikke tilgængelig endnu) |
| Leverandørrelationer | Application Administrator (Buyer og Viewer: ikke tilgængelig endnu) |
Hvad hver rolle giver adgang til, står i appens egne artikler: Adgang og roller for Helpdesk og Giv adgang for Aktivstyring. For Flexshop, HR-styring og Kunderelationer, se artiklerne om de produkter. Hele kataloget med priser står i Produkter, priser og roller pr. app.
Skift eller fjern adgang
- Skift rolle: vælg en anden rolle i rækken, og klik på Gem adgang. En person har én rolle pr. app.
- Fjern adgang: slå Tildelt fra, og gem. Pladsen bliver fri til en anden.
- Adgang fra en gruppe kan ikke fjernes på personens side. Serveren afviser med "Access is granted by a group". Fjern personen fra gruppen, eller ret gruppens tilknyttede adgang. Se Grupper.
- En deaktiveret person: fanen Adgang er låst, indtil du genaktiverer personen. Se Deaktivér, genaktivér og fjern en bruger.
Hvornår virker det?
En ny plads, en ny rolle eller en fjernet adgang kan tage op til ca. 5 minutter om at nå frem til apps. Apps gemmer kortvarigt, hvem der har hvilken rolle. Hvis personen stadig ikke har adgang lige efter, du har gemt, så vent et par minutter, før du leder efter en anden årsag.
Fejl fra serveren vises på engelsk i formen "status - besked", f.eks. "A role is required to grant access", "No entitlement for product", "Trial expired" eller "No seats available". Se Fejl- og valideringsbeskeder.