Reservationer
Book et udlånsaktiv i et tidsrum, få det godkendt, udlevér det, og bekræft at det kom tilbage.
Med reservationer låner I fælles udstyr ud, for eksempel projektorer, værktøj og testudstyr, i et bestemt tidsrum. Der er ingen knapper til udlevering eller indlevering: en reservation skifter status undervejs, og returneringen afsluttes med Bekræft modtaget.
1/8Jonas, der er tekniker, klikker på + Ny reservation på siden Reservationer.
- Jonas, der er tekniker, klikker på + Ny reservation på siden Reservationer.
- Han vælger projektoren (kun aktiver, der kan udlånes, tilbydes), skriver hvem den er til, sætter Fra og Til og gemmer. Status starter som Requested.
- Typen kræver godkendelse, så den venter i Godkendelser som Anmod om reservation. Kasper, en anden applikationsadministrator, klikker på Godkend.
- Reservationen er nu Confirmed (bekræftet).
- Den dag den udleveres, åbner Jonas rækken og sætter status til Active.
- Projektoren er udlånt: status er Active.
- Når den kommer tilbage, klikker en anden end den, der reserverede den, her Kasper, på Bekræft modtaget i rækken.
- Reservationen er Returned (afleveret), og aktivet kan reserveres igen.
Før du starter
- Kun aktiver, der er markeret Kan udlånes ("Dette aktiv kan reserveres"), kan reserveres. En applikationsadministrator sætter fluebenet i aktivformularen.
- Funktionen Reservationer skal være slået til. Se Funktionskontakter.
- En type kan kræve godkendelse: Reservationer skal godkendes på typens fane Standarder & politik. Det er som standard slået fra.
Reservér et aktiv
- Åbn Reservationer, og klik på Ny reservation.
- Vælg Aktiv. Kun aktiver, der kan udlånes, står på listen.
- Skriv Rekvirent: den, reservationen er til. AMS registrerer også, hvem der oprettede den ("Anmodet af…").
- Angiv Fra og Til, hver med dato og klokkeslæt.
- Lad Status stå på Requested, og klik på Gem.
Statusforløbet
| Status | Betyder | Sådan kommer den dertil |
|---|---|---|
| Requested | Ønsket, men endnu ikke reserveret. | En ny reservation. |
| Confirmed | Reserveret. | Hvis typen kræver godkendelse: en anden applikationsadministrator godkender den under Godkendelser ("Anmod om reservation"). Ellers: sæt status til Confirmed i reservationen. |
| Active | Aktivet er udlånt. | Når det udleveres, åbner du reservationen og sætter status til Active. |
| Returned | Tilbage og afsluttet. | En anden end den, der reserverede, klikker på Bekræft modtaget på rækken. |
| Cancelled | Bliver ikke til noget. | Sæt den til Cancelled, eller en godkender afviser den, eller aktivet bliver kasseret eller returneret. |
Klik på en række for at åbne reservationen og ændre den. Du kan annullere din egen reservation uden godkendelse.
Bekræft modtaget
Bekræft modtaget vises på alle åbne rækker (Requested, Confirmed eller Active). Den registrerer, hvem der bekræftede, at aktivet kom tilbage, og hvornår. Den, der reserverede aktivet, kan ikke selv lukke reservationen: "En anden skal bekræfte, at den er kommet tilbage: den, der reserverede den, kan ikke lukke sin egen reservation." Er Fire-øjne-godkendelser slået fra, kan vedkommende godt.
Hvis du sætter status til Returned i redigeringsdialogen, bliver det afvist. AMS viser så en teknisk besked, use_receive_to_close; den betyder, at du skal bruge Bekræft modtaget i stedet.
Se ugen
Skift mellem Liste og Tidslinje. Tidslinjen viser én uge, mandag til søndag, med én bane pr. aktiv. Reservationer er salviegrønne bjælker og ravgule, så længe de står som Requested. Skift uge med pilene for forrige og næste uge, eller med Denne uge. En tom uge viser "Intet reserveret denne uge."
Når en reservation bliver afvist
- "Aktivet er allerede reserveret i den periode. Vælg andre datoer eller et andet aktiv."
- "Dette aktiv er kasseret eller returneret, så det kan ikke reserveres."
- "Reservationer af denne aktivtype skal godkendes, og der er ingen andre, der kan godkende." Giv en anden person rollen Applikationsadministrator, eller slå godkendelse fra for typen.
- Nogle afvisninger viser en teknisk besked, for eksempel asset_not_rentable eller approval_required. Hvad hver af dem betyder, står i Fejlbeskeder.
Forsinkede returneringer
Advarslen Ikke returneret giver besked, når en reservation med status Active er overskredet. Den er som standard slået fra. Når den er slået til, giver den én dags henstand og bliver kritisk efter syv dage. Se Notifikationsindstillinger.
En kassation eller returnering kan ikke godkendes, mens aktivet er udlånt: det skal først modtages retur. Se Godkendelseskøen.
Hvem kan gøre detTeknikerApplikationsadministrator