Medarbejderdokumenter og dokumentkategorier
Upload kontrakter og lønsedler til en medarbejder, og bestem hvem der kan se hver kategori.
Hvem kan gøre detHR Administrator
HR kan gemme filer om hver medarbejder: kontrakter, lønsedler, certifikater og så videre. Hver fil hører til en dokumentkategori, og kategorien bestemmer, hvem der kan se den.
Dokumentkategorier
Åbn SettingsDocument categories. HCM opretter et startsæt, første gang du åbner siden:
| Kategori | Hvem kan se |
|---|---|
| Contract | HR and the employee |
| Payslip | HR and the employee |
| Certificate | HR, the employee and their manager |
| Disciplinary | HR only |
| Other | HR only |
Vil du tilføje en, så klik på Add category, udfyld Code, Name og Who can view, og klik på Save. Dialogen minder dig om: "This decides who can view documents filed under this category. HR always has access." Brug Edit, Archive og Unarchive på hver række.
Upload et dokument
- Åbn medarbejderen fra Employees, og rul ned til Documents.
- Klik på Upload document.
- Vælg en Category og en File: PDF, PNG eller JPEG, op til 10 MB.
- Klik på Upload.
Tabellen viser File, Category, Who can view, Uploaded by og Date med Download og Delete. Delete spørger først: "Delete "Contract_2026.pdf"? This cannot be undone." Filen skjules med det samme og fjernes endeligt ved en daglig oprydning.
Hvad medarbejderen og lederen ser
- Medarbejderen ser sine filer i My Documents, når kategorien tillader det. Se My Documents.
- Ledere har ingen dokumentside i udgivelsen fra oktober 2026, heller ikke for kategorier markeret med "HR, the employee and their manager".
- Der er ingen opbevaringsperiode, påmindelse om udløb eller versionering.