Begreber i fakturering
Tidsregistreringer og deres tilstande, takster og valutaer, og forudbetalte timer samlet ét sted.
Tidsregistreringer
| Felt | Hvad det er |
|---|---|
| Faktureret tid | Den fakturerbare varighed, rundet op til næste kvarter, mindst 15 minutter. 16 minutter bliver til 30. Den kan være 0:00, når der er registreret mindst 15 minutter faktisk brugt. |
| Faktisk brugt | Valgfrit og internt. Ændrer aldrig, hvad der faktureres. Mindst 15 minutter på en registrering med 0:00 faktureret. |
| Takst | Timetaksten. Vises kun, når pris er slået til. |
| Kommentar | Mindst 5 tegn. Mærket FAKTURA: kunden ser den. |
| Intern note | Kun for supporten. Mærket INTERN. |
| Dato | Den dag, arbejdet blev udført. Aldrig senere end teknikerens egen dags dato. |
Når en registrering oprettes, kopieres takstens pris for den kunde over på den. En senere prisændring rører ikke eksisterende registreringer. Retter du en registrering til en anden takst, får den den nye taksts pris.
En registrering med 0:00 faktureret tid har beløbet 0. Den tælles ikke med under pris nul, fordi intet var ment til fakturering. Den indkommende andel i Planlæggeren tæller kun faktureret tid, så en registrering på 0:00 lægger intet til der.
Arbejdstilstand
| Tilstand | Betydning |
|---|---|
| Åben | Kan stadig ændres. |
| Låst | Frosset til fakturering. Kun dem, der fakturerer, kan låse den op. |
| Faktureret | Endelig. Forudbetalte timer er trukket. Kan aldrig låses op eller slettes. |
Godkendelsestilstand
Kun mens en registrering er åben, og kun når der gælder godkendelsesregler.
| Tilstand | Kan registranten rette den? | Kan den låses? |
|---|---|---|
| Ingen | Ja | Ja |
| Afventer bekræftelse | Ja; det er selve gennemgangen | Nej |
| Afventer godkendelse | Nej; træk den tilbage først | Nej |
| Godkendt | Ja; ændrer du tid, takst eller dato, sendes den gennem reglerne igen | Ja |
| Afvist | Ja; enhver rettelse sender den ind igen | Nej |
Registreringer, der ikke kan låses, bliver "holdt tilbage" fra låsning og fra reglen om automatisk låsning.
Takster og valuta
- Takstkataloget rummer supportens timetakster i arbejdsområdets valuta. Valutaen kommer fra faktureringsprofilen i Tenant Portal; er der ingen, bruger Helpdesk DKK.
- En kunde kan have sin egen valuta. En takst kan så først bruges for den kunde, når den har en pris i den valuta (indtil da står der "Mangler pris"). Beløb omregnes aldrig, og totaler opgøres altid pr. valuta.
- Som standard kan en kunde bruge alle aktive takster. Når du tildeler takster til en kunde, kan den kun bruge dem, hver med en valgfri kundepris.
Forudbetalte timer
En kunde kan købe timer på forhånd som et klippekort: et antal timer til én takst, til en pris, der fastlåses den dag, klippekortet tildeles, gyldigt fra en dato og eventuelt til en udløbsdato. Et klippekort dækker kun tid, der er registreret til samme takst og dateret inden for gyldighedsperioden. Timerne trækkes, når tiden faktureres, og det forventede forbrug vises, så snart tiden er registreret. Det, der er tilbage på et klippekort, afskrives 14 dage efter udløbsdatoen.
Interne kunder
For en kunde markeret "Intern (vores eget firma)" forventes arbejdet at koste nul, så siden Fakturering markerer den ikke. Timer, beløb og eksport fungerer som for alle andre kunder.