Registrér tid

Afsnittet Tid vises på alle sager, når din supportafdeling har tidsregistrering slået til. Overskriften hedder Tid både i pop op-vinduet og på den fulde side. Afsnittet viser den samlede tid, der er registreret, kundens resterende forudbetalte timer (forudbetalt tilbage), når det er relevant, og tællere for låste og fakturerede registreringer. Hver registrering viser den fakturerede tid, taksten, hvem der registrerede den og hvornår, kommentaren mærket FAKTURA, som kunden ser, noten mærket INTERN, og hvor meget de forudbetalte timer dækker. Beløb vises aldrig på sagen.

Registrér tid

1. Klik på Registrer tid.
2. Udfyld Faktureret tid: skriv 0:45, 45m eller 0,75, eller klik på 15m, 30m eller 1h. Tiden rundes op til næste kvarter: 1 til 15 minutter bliver til 15, 16 til 30 bliver til 30, og 31 bliver til 45. Dialogen viser den afrundede tid, før du gemmer. Arbejde, du ikke fakturerer, kan registreres med 0:00; se nedenfor.
3. Hvis feltet vises, kan du rette Faktisk brugt. Det er internt, rundes aldrig og ændrer aldrig, hvad der faktureres. Indtil du skriver i det, følger det den tid, du har angivet, før afrunding.
4. Hvis feltet vises, vælger du Takst. Kundens forvalgte takst er valgt på forhånd; knappen (i) forklarer en takst.
5. Tjek Dato. Den er som standard din egen dags dato og kan ikke ligge senere.
6. Skriv en Kommentar på 5 til 500 tegn. Kunden ser den på fakturaen.
7. Valgfrit: tilføj en Intern note på op til 2.000 tegn.
8. Klik på Registrer.

Retter du en registrering senere, rundes den kun op igen, hvis du ændrer tiden.

Registrér tid uden at fakturere den

Når din supportafdeling har Faktisk brugt slået til, kan du registrere arbejde, som kunden ikke skal betale for, for eksempel et kort opfølgende opkald. Sæt Faktureret tid til 0:00, og registrér, hvad opgaven tog, under Faktisk brugt. Mindst ét af de to felter har altid tid.

• Klik på 0:00 ved siden af 15m, 30m og 1h, eller skriv 0, 0:00, 0m eller 0,00. Et nul rundes aldrig op til et kvarter.
• Faktisk brugt skal så være mindst 0:15. Så snart du forlader feltet for faktureret tid, siger dialogen til, hvis det ikke er det: "Når den fakturerede tid er 0:00, skal du angive mindst 0:15 faktisk brugt."
• Mens den fakturerede tid er 0:00, holder Faktisk brugt op med at følge den. Feltet beholder i stedet den målte tid: timerens tid, når du stopper en timer, eller den sidste tid, du angav. En tid, du selv har skrevet i Faktisk brugt, bliver aldrig erstattet.
• Uden Faktisk brugt på din supportafdeling er der ingen 0:00-chip, og et nul afvises med "Angiv mindst 0:15."
• En registrering på 0:00 fakturerer intet. Kommentaren kommer stadig med i den detaljerede eksport fra Fakturering.

Brug timere

Du kan have én timer kørende pr. sag, på lige så mange sager du vil.

1. Klik på Start i sagens afsnit Tid.
2. Kører der allerede en anden timer, bliver du spurgt "Start endnu en timer?" med de kørende timere og deres aktuelle tid. Vælg Start en til, Stop dem og start (registrerer hver kørende timer efter tur og starter derefter den nye) eller Annuller.

• En timer kan ikke startes på en sag, hvis kunden ikke har en takst, du kan registrere tid til.
• Brugere med Læseadgang ser ingen knapper til timere.

Se dine timere på alle sider

Mens timere kører, står der en chip ved siden af klokken på alle sider i Helpdesk. Den viser den ene kørende timer, fx "● HD-2026-00148 0:41:45", eller antallet med den nyeste timers tid, fx "● 3 kører 0:12:40". Browserfanens titel begynder med "● 0:41 HD-2026-00148" eller "● 3 timere", så du kan se det fra andre faner.

• Klik på chippen for at åbne panelet: alle timere med sag, emne, kunde, starttidspunkt og aktuel tid. En timer, der har kørt i mere end 8 timer, får et ravgult mærke "over 8 t".
• Uret følger serverens starttidspunkt, så det passer på tværs af faner og enheder. Dine andre faner opdateres med det samme.
• På en telefon skrumper chippen til prikken, et ur og antallet.
• Escape eller et klik uden for panelet lukker det.

Sæt på pause og genoptag

Hver timer kan sættes på pause og genoptages fra chippens panel eller fra sagens afsnit Tid. Uret tæller kun den tid, timeren kører.

• Chippen tæller kørende timere og timere på pause hver for sig. Fanens titel tæller kun de kørende.
• Når du starter en timer, bliver du kun advaret, mens en anden kører. Timere på pause står under deres egen overskrift, og Stop dem og start registrerer kun de kørende.
• En timer, der har været sat på pause i 12 timer, bliver gemt for dig. Den tid, den har kørt, bliver til en registrering dateret den dag, du satte den på pause, med den takst, dialogen Registrer tid ville vælge på forhånd, rundet op til nærmeste kvarter og højst 24 timer, med noten "Gemt automatisk, efter timeren havde været sat på pause i 12 timer". Registreringen afventer din bekræftelse, og et punkt i klokken linker til den, indtil du bekræfter, retter eller sletter den.
• Har timeren kørt i under et minut, fjernes den uden en registrering. Kan ingen takst bruges, forbliver timeren på pause, og du får besked én gang.

Stop, registrér eller kassér

• Stop og registrer (i panelet, i sagens afsnit Tid eller i advarslen) åbner dialogen Registrer tid for den sag, uanset hvilken side du står på, udfyldt med den forløbne tid. Tiden er højst 24:00, med en bemærkning, hvis timeren har kørt længere.
• Timeren stopper først, når registreringen er gemt. Annullerer du, eller bliver gemningen afvist, kører den videre. En timer, der allerede er registreret i en anden fane, bliver afvist, så den aldrig bliver bogført to gange.
• Kassér smider en timer væk uden at registrere den, efter en bekræftelse, der nævner tiden.
• Sagens afsnit Tid viser sagens egen timer med Stop og registrer og Kassér og nævner dine timere på andre sager.
• Flytter du en sag til papirkurven, slettes dens kørende timere.

Mærker for bekræftelse og godkendelse

Din administrator kan opsætte regler, der kræver, at visse registreringer skal bekræftes, godkendes eller begge dele. Mærket og dets knapper står på deres egen linje under registreringen.

Er du godkender af en registrering, som en anden har lavet, ser du Godkend og Afvis på den, og du får besked i klokken. Du kan aldrig afgøre dine egne registreringer.

Ret eller slet en registrering

Hold musen over din egen registrering for at se blyanten (Rediger registrering) og krydset (Slet registrering).

• Du kan ændre dine egne registreringer, mens de er åbne. Afventer en registrering godkendelse, skal du først trække den tilbage.
• Registreringer med status Låst ligger fast til fakturering. Registreringer med status Faktureret kan aldrig ændres.
• En applikationsadministrator kan slette enhver registrering, der ikke er faktureret. Aktiviteten viser, hvem der slettede den.
• En registrering på 0:00 skal beholde mindst 0:15 faktisk brugt. Det afvises at sætte den tid under 0:15 eller at rydde den.
• Er Faktisk brugt slået fra på din supportafdeling, kan du ikke ændre en registrering til 0:00. En registrering, der allerede står på 0:00, kan stadig rettes.