Svar eller skriv en intern note

Skrivefeltet ligger under Korrespondance, under kortet Oprindelig henvendelse, og har tre faner.

Skrivefeltet åbner på Svar, når sagen har en e-mailadresse på rekvirenten, ellers på Kommentar. Uden en adresse er fanen Svar nedtonet. Tilføj en e-mail på kundens kontakt for at kunne svare fra sagen.

Svar pr. e-mail

1. Vælg Svar. Linjen "Til" viser adressen. Har sagen en cc-liste, viser en skrivebeskyttet linje "Cc" nedenunder, hvem der får kopi. Listen ændres under Detaljer, ikke her.
2. Skriv dit svar.
3. Valgfrit: Vedhæft fil, Del via SFS eller Bed om en fil.
4. Vises feltet Sæt status til "...", er der sat flueben i det: når du sender, flyttes sagen også til den status. Fjern fluebenet, hvis status skal blive, hvor den er.
5. Klik på Send svar. Du ser "Sendt til" med adressen og emnet.

• Sagsnummeret bliver stående i emnet, så kundens svar kommer tilbage til samme sag, også hvis nogen har omdøbt sagen.
• Mailen afsluttes med en hilsen for dig ("Med venlig hilsen", dit navn og firmaet) og citerer kundens seneste ord under en skillelinje. Ingen af delene vises i editoren. Se Hvad kunden ser i et svar.
• Dit svar vises med dit navn i korrespondancen. Kunden ser dit navn i portalen, når supporten viser behandlere for kunderne.
• "Svaret er sendt. Status kunne ikke flyttes til ..." betyder, at mailen er sendt, men at flowet ikke tillader det skift herfra.
• Vedhæftede filer i mail: højst 10 filer, 3 MB hver og 10 MB i alt. Afviste filer står under Ikke vedhæftet dette svar, med et tilbud om at dele dem via Shared File Service.

Tilføj en kommentar eller en intern note

1. Vælg Kommentar eller Intern note.
2. Skriv teksten. Vedhæft filer med Vedhæft fil, hvis det er nødvendigt.
3. Klik på Tilføj kommentar eller Tilføj intern note.

Redigér en intern note

Den, der har skrevet en intern note, og alle applikationsadministratorer kan ændre den bagefter.

1. Klik på Rediger på den gule note. Den samme editor som i skrivefeltet åbner, også med billeder.
2. Ret teksten.
3. Klik på Gem note. Knappen er inaktiv, indtil du har ændret noget. Bliver gemningen afvist, forbliver editoren åben med dit udkast.

• Noten viser derefter "Redigeret" med tidspunktet. Har en anden end forfatteren redigeret den, nævner markeringen vedkommende ("en administrator", hvis der ikke er registreret et navn).
• Hver redigering tilføjer en intern linje "redigerede en note". Portalen viser den aldrig, og den nulstiller ikke tidsure for inaktivitet.
• En note forbliver altid intern. Den kan ikke gøres offentlig ved at redigere den.
• Kun interne noter skrevet af en person kan redigeres. Offentlige kommentarer, svar, systemlinjer og noter fra automatisering kan ikke. En ældre note, der kun har et forfatternavn, kan kun redigeres af administratorer.

Editoren

Værktøjslinjen har Fed, Kursiv, Understreget, Gennemstreget, Punktliste, Nummereret liste, Citat, Link, Kode i linjen, Kodeblok, Indsæt billede og Indsæt tabel. Du kan indsætte et skærmbillede eller trække et billede ind i teksten: PNG, JPEG, GIF eller WebP, højst 2,5 MB hver. Billeder, der linkes fra andre websteder, fjernes af sikkerhedshensyn. Tabeller, også dem du indsætter fra Word eller Excel, er beskrevet i Tabeller i editoren.

Store filer

Hvis din virksomhed bruger Juvaro Shared File Service, og du har adgang:

• Del via SFS åbner tjenesten i et nyt vindue. Upload filen der, så bliver et sikkert downloadlink sat ind i dit svar. Har du angivet en kode, så send den separat.
• Bed om en fil sætter et sikkert uploadlink ind i dit svar, så kunden kan sende dig en stor fil.

"Bed din administrator om adgang til Shared File Service." betyder, at du ikke har adgang endnu.

Læs korrespondancen

• Kortet Oprindelig henvendelse er fastgjort øverst, over skrivefeltet og tråden. Dets top viser, hvem der oprettede sagen, og hvordan: "Indsendt af" afsenderen for sager fra mail og portal, "Oprettet af" en tekniker "på vegne af" rekvirenten for sager oprettet af supporten, planen og dens kunde for en plan og "Oprettet automatisk" for alt, hvad et system har oprettet. Kortet viser også kanalmærket og tidspunktet for oprettelsen.
• Kortet indeholder henvendelsen med billeder, vedhæftede filer og, for portalsager, svarene i formularen. En henvendelse på mere end cirka seks linjer foldes sammen bag Vis mere og Vis mindre.
• Svarene følger under skrivefeltet med de nyeste først. Er der endnu ingen svar, står der "Ingen svar endnu" i tråden.
• Kundens beskeder står til venstre og supportens til højre, hver med forfatterens navn. Interne noter går over hele bredden i gult. En mailboble viser, hvem der fik kopi i Cc.
• Mærker viser kanalen: MAIL, PORTAL, KOMMENTAR, INTERN NOTE, AUTOSVAR (et fraværssvar fra kunden) og AUTOKVITTERING (sagens kvitteringsmail).
• Lange beskeder foldes sammen med Vis mere. Gammel citeret mail skjules bag vis citeret historik, og vis original viser mailen, som den kom ind. Kopiér link kopierer et forkortet langt link i fuld længde.
• En intern linje forklarer, når sagens kvitteringsmail ikke blev sendt, og hvorfor.
• Nogle ældre svar viser "System" som forfatter.

Vil du ændre den oprindelige tekst, så klik på Rediger beskrivelse (eller Tilføj en beskrivelse) i kortet. Editoren åbner på stedet med markøren i teksten. Klik på Gem beskrivelse, når du er færdig.