Håndtér Ukendt e-mail
Gør mail fra ukendte afsendere til sager, med eller uden at oprette en kontakt.
Ukendt e-mail rummer mail fra afsendere, som supporten ikke genkendte, så der findes endnu ingen sag. Genkendelsen sker ud fra afsenderens maildomæne.
- Til venstre samler Afsenderdomæner den ventende mail pr. domæne med antallet af afsendere og alderen på den ældste mail. Delt markerer en offentlig mailudbyder, og Intet domæne markerer mail uden domæne.
- Klik på et domæne. Til højre står der, hvorfor det ikke blev genkendt, og Beskeder viser mailene.
- Vælg, hvad du vil gøre:
- Knyt dette domæne til en kunde: vælg kunden, klik på Registrér domæne og derefter Ja, registrér. Ventende mail fra domænet bliver til sager, og fremtidig mail sorteres automatisk.
- Kun denne afsender på en enkelt besked: vælg en kunde, og klik på Opret sag. Det opretter en kontakt for netop den ene adresse.
- Opret sag uden at tilføje en kontakt på en enkelt besked: vælg kunden. Sagen oprettes på kunden med afsenderens eget navn og adresse som rekvirent. Der tilføjes hverken kontakt eller domæne. Se nedenfor.
- Kassér på en enkelt besked og derefter Ja, kassér: ingen sag. Beskeden bliver liggende på mailserveren.
- Ikke vores, kassér alle N og derefter Ja, kassér alle: kasserer hele gruppen. Mail fra de samme afsendere havner her igen næste gang.
- Match denne e-mail igen: brug den, når domænet blev registreret, efter mailen kom.
Drift
Ukendt e-mail
Disse e-mails kom fra afsendere, vi ikke genkender, så der blev ikke oprettet en sag. Matchning sker på afsenderdomæne. Knyt et domæne til en kunde, så lander al fremtidig e-mail derfra af sig selv.
3 venter · fordelt på 2 domæner
Afsenderdomæner
harbourlogistics.example2
2 afsendere · ældste 3 t
gmail.com1
1 afsender · ældste 1 dg. Delt
harbourlogistics.example
2 venter · 2 afsendere · ældste 3 t
Ingen kunde har harbourlogistics.example registreret.
Knyt dette domæne til en kunde
Vælg den kunde, mailen skal gå til…Registrér domæne
Ikke vores, kassér alle 2
Beskeder
Pallescanneren vil ikke forbinde
Kim Voss · kim.voss@harbourlogistics.example
Hej, vores nye pallescanner har ikke kunnet nå lagersystemet siden mandag. Kan I hjælpe?
for 3 t siden
Kun denne afsenderOpret sag uden at tilføje en kontaktKassér
Fakturakopi for september
Lene Bach · lene.bach@harbourlogistics.example
Delte udbydere, fx gratis webmail, kan aldrig knyttes til én kunde, så dem håndterer du én afsender ad gangen. Brugere med Læseadgang kan se listen, men ikke handle på den.
Opret sag uden at tilføje en kontakt
Brug det, når en person skriver én enkelt gang, og du ikke vil have vedkommende på kundens kontaktliste, fx en leverandør eller en person fra en partnervirksomhed.
- Sagen oprettes på samme måde som al anden frigivet mail: indgangsstatus, SLA-ur, vedhæftede filer og indlejrede billeder, regler for "Når en sag oprettes" og mailen om modtaget sag (uden portallink).
- Afsenderens adresse huskes på netop den sag. Et svar fra præcis den adresse med sagens nummer lægges ind på sagen i stedet for at havne i Ukendt e-mail igen. Den samme adresse med en anden sags nummer, eller en anden ukendt adresse med dette nummer, bliver stadig holdt tilbage.
- Under Rekvirent i Detaljer står der "Ikke en kontakt; svar modtages på denne sag".
- Den huskede adresse glemmes, når du ændrer sagens kunde eller rekvirent, og når personen slettes.
- Viser det sig, at den parkerede mail er et svar på en eksisterende sag, lægges den ind der, og siden fortæller det i stedet for at melde om en ny sag.