Sæt personer på cc på en sag
Hold rekvirentens kolleger orienteret med en cc-liste, og vid, hvad de modtager.
Hvem kan gøre detBrugerApplikationsadministrator
En sag har én rekvirent og ved siden af en cc-liste: de personer, der skal følge korrespondancen pr. mail. Dine svar går til rekvirenten med cc-listen i Cc, ligesom i et almindeligt mailprogram.
Hvor cc-listen er
Under Detaljer står rækken CC under Rekvirent. Hver person vises som en knap. En knap kan være en af tre slags:
| Knap | Hvad det er |
|---|---|
| En kontakt | En kontakt hos sagens kunde. Mailen går til kontaktens aktuelle adresse, så en rettet adresse bruges med det samme. |
| En indtastet adresse, markeret med Ikke en kontakt | En adresse, som nogen har skrevet. Den modtager kun mail og bliver aldrig til en kontakt. |
| En post tilføjet af en regel | Tilføjet af automatiseringshandlingen Sæt personer på cc på sagen. Knappen viser reglens navn. |
Med læseadgang kan du se listen, men ikke ændre den.
Tilføj eller fjern personer
- Under Detaljer klikker du på + Tilføj cc i rækken CC.
- Vælg en kontakt hos sagens kunde, eller skriv en e-mailadresse.
- Bekræft. Knappen vises med det samme.
1/5Klik på + Tilføj cc i cc-rækken under Detaljer.
- Klik på + Tilføj cc i cc-rækken under Detaljer.
- Vinduet Sæt en person på cc viser kundens kontakter. Adressen står der ikke, så klik på Ikke på listen? Skriv en adresse.
- Skriv adressen, og klik på Sæt adressen på cc.
- Chippen vises med det samme, markeret Ikke en kontakt.
- Svarfeltet viser nu adressen på sin Cc-linje.
Vil du fjerne en person, så klik på krydset på vedkommendes knap.
- En sag kan have højst 20 personer på cc-listen.
- Rekvirenten står aldrig på listen.
- Supportens egne postkasser og jeres teknikere kan ikke tilføjes. Tilføjelsen afvises med en besked, der forklarer hvorfor.
- En indtastet adresse bliver ikke til en kontakt. En adresse, som mailtjenesten ville afvise, accepteres ikke.
- En fjernet person forbliver fjernet. Hverken kundens mails eller automatisering tilføjer vedkommende igen. Det sker kun, hvis en med skriveadgang tilføjer personen igen.
Når du opretter en sag
Formularen Ny support-sag har et felt CC, der virker på samme måde: vælg kontakter, eller skriv adresser. Se Opret en sag.
Hvad der sker, når sagen ændres
- Skifter du kunde, ryddes cc-listen. Det registreres med én linje i aktiviteten.
- Skifter du rekvirent, fjernes den nye rekvirent fra cc-listen, fordi en person ikke kan være begge dele.
- Når personer tilføjes eller fjernes, skrives en linje i sagens aktivitet.
Hvad personerne på cc får
| Hvem får den | |
|---|---|
| Dit svar fra fanen Svar | Én mail til rekvirenten med cc-listen i Cc. Svar til alle virker. |
| En automatisering med Svar anmoderen på e-mail | Én mail med cc-listen i Cc. |
| Sagens kvitteringsmail | Én mail med cc-listen i Cc. |
| Beskeden om, at der er en opdatering, efter en offentlig kommentar | Rekvirenten og hver kontakt på cc, hver i sin egen mail. |
| Det automatiske portallink (Send linket automatisk) | Kun rekvirenten. |
Svarfeltet viser en skrivebeskyttet linje Cc under Til, så du kan se, hvem der får kopi, før du sender. Mailboblen i korrespondancen viser den Cc, mailen blev sendt med.
En mail med personer i Cc indeholder aldrig rekvirentens personlige portallink, hverken i bunden eller i en citeret tidligere besked. Alle i Cc ville kunne se det. Mailen viser i stedet adressen på portalen, hvor man logger ind, eller intet link, hvis supporten ikke har en portaladresse.
Kundens egen cc
Når en kunde skriver til supporten med kolleger i Til eller Cc, bliver de kolleger automatisk sat på sagens cc-liste. Det sker på den mail, der opretter sagen, og på et senere svar, der inddrager nye personer.
- Tilføjes aldrig: supportens egne postkasser, jeres teknikere, rekvirenten og alle, som en med skriveadgang har fjernet.
- Kan supporten ikke læse listen over sine egne postkasser i det øjeblik, tilføjes ingen fra den mail. Det forhindrer supporten i at sætte sig selv på cc.
- Et svar fra en person på cc, der indeholder sagsnummeret, lander på den sag og kun den sag.
Hvad personer på cc kan i portalen
- En kontakt på cc, der stadig hører til sagens kunde, kan se sagen i kundeportalen og kan åbne den, svare på den og hente dens filer.
- En indtastet adresse får kun mail. Den kan ikke logge ind i portalen.
Microsoft 365-postkasser og aliasser
For at holde sine egne adresser væk fra cc-lister skal supporten kende dem. For en Microsoft 365-postkasse genkender supporten også postkassens aliasser, når appregistreringen har applikationstilladelsen User.Read.All. Uden den kendes kun den adresse, der er angivet på forbindelsen. Se Mail gennem Integration Hub.
Sletning af persondata
Når en persons data slettes, fjernes personen fra alle cc-lister, og navn og adresse blankes i aktivitetslinjerne om cc og i den registrerede Cc på sendte mails.
Til administratorer: sæt personer på cc med en regel
Automatiseringshandlingen Sæt personer på cc på sagen henter fra én kilde pr. handlingsrække: faste adresser, kundens primære kontakt(er) eller kundens VIP-kontakter. Tilføj en række for hver yderligere kilde. Se Automatiseringsregler.