Forudbetalte timer

Hvem kan gøre detUdpegningen FaktureringKontorolle med fakturering

Åbn kunden, og find kortet Forudbetalte timer. Alle kan se det. Kun de, der må administrere denne kundes fakturering, ser Bevilg timer, Annullér og Justér. Kortet kræver, at pris på timerne er slået til.

Bevilg timer

1. Klik på Bevilg timer.
2. Vælg Takst. Kun takster, der kan bruges for denne kunde, vises.
3. Indtast Timer. De sælges i kvarter.
4. Angiv Gyldig fra (som standard i dag) og en udløbsdato, eller lad udløbsdatoen stå tom, så blokken ikke udløber.
5. Tilføj eventuelt Jeres reference og en Note.
6. Kontrollér Låst pris: kunden køber til denne pris og bruger timerne senere, uanset hvad der sker med taksten.
7. Bekræft.

"Der er endnu ingen takst tilgængelig for denne kunde." betyder, at du først skal tildele kunden en aktiv takst og prissætte den.

Læs en blok

• Status: "Til rådighed", eller hvorfor blokken ikke kan bruges: annulleret, "Udløbet" (fra dagen efter udløbsdatoen), "Fuldt opbrugt" eller "Kan ikke bruges: taksten er ikke prissat for denne kunde".
• For en udløbet blok med timer tilbage: hvornår resten forsvinder, for eksempel "Resten afskrives den 2026-10-29".
• Gyldig fra, Udløber eller Ingen udløbsdato og prisen Købt til.
• "Brugt, ikke faktureret endnu" og saldoen: det forventede forbrug ud fra registreret tid, der ikke er faktureret.
• "Holdt af registreringer, der afventer bekræftelse eller godkendelse": klip, der er reserveret af registreringer, som ikke er afklaret.
• Bevægelser: rækker for Tildelt, Brugt, Tilbageført, Justeret og forventet forbrug. Ældre blokke er foldet sammen bag Vis alle bevillinger.

Annullér eller justér en blok

• Annullér denne kreditblok med en Årsag stopper al videre brug. Forbrug, der allerede er faktureret, bliver ikke tilbageført. Handlingen kan ikke fortrydes.
• Justér denne bloks saldo tager Minutter (+ eller -) og en obligatorisk Årsag og viser Saldo efter. En justering retter registreringen og behøver ikke være i hele kvarter. At justere en udløbet blok gør den ikke brugbar igen.

Sådan matches forudbetalte timer

• En blok dækker kun registreringer med blokkens takst og med en dato inden for blokkens gyldighed. Arbejde udført inden for perioden er stadig dækket, også når det faktureres efter udløb. En blok kan bruges til og med udløbsdatoen. Nyt arbejde dateret senere kan ikke bruge blokken.
• Registreringerne tages med de ældste først. For hver registrering bruges den blok, der udløber først. Blokke uden udløbsdato kommer sidst.
• Hver registrering trækker hele kvarter. En registrering på 7 minutter trækker 15 minutter og dækker 7, vist som "15 min trukket, dækker 7 min".
• Løber en blok tør midt i en registrering, tages resten fra den næste blok, der kan bruges.
• Fra registreringen og frem kører den samme beregning som en prognose, så kortet, sagens forudbetalt tilbage og siden Fakturering alle viser den forventede dækning. Det egentlige træk sker ved Markér faktureret og svarer til prognosen.

Udløb og afskrivning

Én gang om dagen afskriver Helpdesk det, der er tilbage på en blok, 14 dage efter blokkens udløbsdato. Det sker i alle supportafdelinger, hvor tidsregistrering og pris på timerne er slået til.

• De 14 dage er en henstandsperiode. Tid dateret inden for blokkens periode beholder sin dækning, også når den registreres for sent i henstandsperioden.
• Afskrivningen rører ikke det, som ufaktureret tid dateret inden for perioden stadig bruger. Den vises som en bevægelse på kortet.
• Afskrivningen og en faktureringskørsel bruger aldrig de samme minutter. Er en blok blevet afskrevet eller ændret, efter du så en forhåndsvisning af en faktureringskørsel, siger kørslen det i stedet for at fakturere ud fra gamle tal.